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International Consultant to support the development of Papua New Guinea’s Wildlife Database

UNDP Country Office - PAPUA NEW GUINEA | Published November 25, 2016  -  Deadline December 2, 2016
PROJECT DESCRIPTION Papua New Guinea (PNG) is one of the world’s most important biodiversity hotspots, with a major tropical wilderness area that still contains 5% of the original and untouched tropical high-biodiversity terrestrial ecosystems. PNG in itself contains over 5% of the world's biodiversity in less than 1% of the world's total land area. As of October 2010, the International Union for Conservation of Nature (IUCN) Red List considered 455 species as endangered in PNG; this constitutes less 2% of known species, but 20% of assessed species. Moreover, a further 14% (314 species) of assessed species are listed as data deficient. The data that is available further highlight the need to implement better analysis tools to maximize conservation efforts because the conservation status has only been assessed for relatively few species. Expanding biodiversity surveys and improving species data management will help to identify species or ecosystems under greatest threat, assist in conservation planning and priority setting, and raise awareness of threatened species throughout PNG. Papua New Guinea is yet to develop a species or ecosystem database to determine conservation status and trends of species and ecosystems. A species database would also enable the monitoring of biodiversity, determination of the success of conservation initiatives, and reporting to various international conventions (e.g. UN Convention on Conservation of Biodiversity, Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora) on trends in biodiversity. The United Nations Development Programme partners with the Papua New Guinea Government through the Conservation and Environment Protection Authority (CEPA) to support the establishment of the National Protected Areas system in country through the CEPA/GEF/UNDP project “Community-based forest and Coastal Conservation and Resource Management” (CBFCCRM Project). This project aims to provide high quality analysis and trends on PNG wildlife and CITES listed species, drawing on primary and secondary data, to international actors currently engaged in PNG and whose in international trade monitoring centre to transform their understanding of governance –related issues as well as aid them in monitoring and evaluation effects.In order to enable this, the project is assisting CEPA to redesign and establish the online software application for the permitting and licensing of wildlife management and implementation of CITES in Papua New Guinea. The system will provide CEPA the ability for storing and analyzing information, reporting, extracting indicators and facilitating statistics and assessments on endemic species. SCOPE OF WORK The objective of this assignment is to support the redesign and establishment of PNG’s online software application on wildlife management and implementation of CITES. The International Consultant will be tasked to lead the Software Database Development and shall provide the software licenses that required for the new solution and deliver the required performance, reliability and scalability needed for the project as well as ensure that this software system runs adequately with Windows 7 and upgrades. He/ She will be responsible for assurance of quality during various stages of software development, such as planning, design, implementation, testing, training and handover of the database, to CEPA. The International Consultant will be primarily responsible to undertake all tasks under this assignment, while working in close partnership, coordination and consultation with CEPA and UNDP. Key elements of the assignment will include: Kickoff / Initiation: International Consultant will create and present detailed project plan including schedule, work breakdown structure, testing plan, implementation plan, training plan and transition plan.International Consultant will present project plan to UNDP/ CEPA for review and approval. Design / Planning Phase: International Consultant will develop and provide software specifications documentation to meet Wildlife /CITES database requirements including the required outputs when it is built and comes into operation;International Consultant will define integration requirements with other system(s) such as the National Biodiversity Information System, Species Information Management System, among othersInternational Consultant will put together administration processes and procedural requirements for prescribed authority forms and report format, including staffing requirements, to be incorporated into the computer software as required by national and international legislation regulating wildlife and CITES;International Consultant will put together processes and procedural requirement for data entry or import of data of crocodile quarterly trade returns from traders and locations of their harvest and trade linking to licensing area (LLGs) to be integrated into computer software;International Consultant will develop statistical modelling software appropriate to analyze impact of harvest from local wild crocodile population and generate scientific population reports. International Consultant will develop appropriate storage of data and generation of required reports to meet international and national reporting requirements;International Consultant will develop appropriate software processing of raw field data from crocodile aerial nest count and night spot light surveys and generating scientific reports;International Consultant will provide update reports on the status of works implemented on a bi-weekly basis during meetings. Build Phase: International Consultant will work closely with CEPA to develop and incorporate the framework design of wildlife database including components and output products such licenses, permits and reports;International Consultant will work closely with CEPA to incorporate administration processes, financial and procedural requirements for processing and generating prescribed authority forms and national and international reports; International Consultant will work closely with CEPA to incorporate processes of importing crocodile quarterly returns data from traders with location the harvest and trade linking to their licensing areas in the LLGs; International Consultant will work closely with CEPA to incorporate statistical population modelling software to model the impact of harvest on the wild local, provincial or regional crocodile population from night spot light survey data;International Consultant will work with CEPA to incorporate statistical population software to model the aerial nest count survey field survey data and generate scientific report required; International Consultant will provide UNDP / CEPA with a detailed testing plan of software developed;International Consultant will work will include all content provided by CEPA on wildlife into the database developed;International Consultant will conduct testing on software developed;International Consultant will resolve any software issues identified during testing;International Consultant will compile a testing report to present to UNDP for review / approval;International Consultant will provide update reports on the status of works implemented on a bi-weekly basis during meetings. Implementation Phase: International Consultant will develop the design database software in its facility and install the designed database software on new CEPA Computers when completed and test runs are done;International Consultant will provide update reports on the status of works implemented on a bi-weekly basis during meetings. Training Phase: International Consultant will provide training in accordance with the approved training plan provided in the planning stage of the software development;International Consultant will provide update reports on the status of works implemented on a bi-weekly basis during meetings. Controlling & monitoring: International Consultant will conduct test runs after each component of software is developed;International Consultant will conduct test runs after software development is fully completed and database is put into operation. Software Handover: International Consultant will provide UNDP and CEPA with all documentation on software development in accordance with the approved work plan;International Consultant will provide a final report on the implementation of assignment, highlighting all aspects of follow up as needed, to UNDP for review and approval;International Consultant will provide database helpdesk support while the contract is in force and for two (2) months after the system is operational. EXPECTED OUTPUTS/DELIVERABLES The International Consultant will deliver the following outputs:

International Consultant to Support the development of Papua New Guinea's Wildlife Database

UNDP Country Office - PAPUA NEW GUINEA | Published November 25, 2016  -  Deadline December 5, 2016

International Expert on Environment Management Information System

UNDP Country Office - PAPUA NEW GUINEA | Published November 25, 2016  -  Deadline December 2, 2016
1.PROJECT DESCRIPTION UNDP-GEF works with the Conservation and Environment Protection Authority (CEPA) to foster action on conservation of PNG’s rich and distinctive biodiversity – which holds 7 percent of world’s biodiversity within 1 percent of the world’s land mass. In this context, CEPA has recently launched a 3-year project Cross-Cutting Capacity Development Project to develop and establish an integrated Environment Management Information System within the Authority by August 2017.This project seeks to address convention obligations related to reporting requirements under the three main focal areas: Biodiversity, Climate Change and Land Degradation. It specifically fits under the fifth (5) strategic objective of the Cross Cutting Capacity Development (CCCD) strategy developed under GEF-5, i.e., “enhancing capacities to monitor and evaluate environmental impacts and trends”. The goal of the project is to strengthen the availability and use of environmental information to make better decisions to meet obligations under the three Rio Conventions, namely the UN Convention on Biological Diversity, UN Framework on Convention on Climate Change, and UN Convention to Combat Desertification.The International Expert will lead in overall development and achievement of the Project’s deliverables, supporting the design and development of an integrated Environmental Management Information System for CEPA. The International Consultant will work closely with the International Technical Specialist to ensure collection of available information and data, processing, analysis and visualization, including GIS mapping will be made to support in strengthening the biodiversity information within CEPA.2.SCOPE OF WORK, ACTIVITIES AND DELIVERABLESScope of WorkThe International Expert will be responsible in the design and establishment of the Environmental Management Information System (EMIS), including the procurement of the technological hardware and software for installation in CEPA. Moreover, the International Expert will make every effort to mentor data holders within the Authority to use the intranet to support in building a culture of sharing data and information between and among staff.Activity 1: Conduct technical analysis of current IT system & infrastructure of the Conservation and Environmental Protection Agency, and prepare a statement of work with technical specifications. IT Environment Assessment is intended to outline the existing system extent and boundaries, and to identify possible bottlenecks and capacity limitations of the current IT systems, resources and infrastructure in terms of capacity to scale up and absorb new technologies.The International Expert will take sufficient time to analyze current IT system & infrastructure in CEPA with the objective to prepare the statement of work with technical verification. During this period, International Expert will be required to work closely with CEPA and competent authorities to observe the workflow processes, interview staff and assess the existing system. The International Expert will convene meetings with competent authorities to discuss the Business Process Re-engineering and Automation options and to decide on a final specific option to be implemented by this project.Upon the completion of technical analysis, International Expert is expected to submit a written Business Process Re-engineering and Automation Plan (Project Plan), as well as, if necessary, a list of additional hardware required for efficient functioning of Environmental Management Information System (EMIS) and present it to CEPA and UNDP. In case of such list provided, the hardware will be procured by UNDP via separate bidding process. The plan must include implementation timeline which falls within overall timeframe of this project. CEPA will provide feedback on specific tasks and may request a presentation.This project plan will address, at minimum, the following items:EMIS Organization and Management PlanMethodologyPersonnelReporting MechanismsTask, Time & Resource AllocationInstallation and Configuration of SystemHosting Provider AssessmentInstallationConfigurationQuality AssuranceProposed approachTest execution & analysisReporting mechanismsInformation SecurityProposed approach to testingSecurity TestingDocumentationSystem AdministrationInstallation & ConfigurationProgramming & Integration Guides, i.e. for adding new systems to the regional busTrainingTraining materials developmentTraining methodologyActual training of staff (workshops, mentoring, etc.)Warranty & SupportPost project support plan Activity 2: Develop Environmental Management Information System architecture, in full compliance with the government’s IT standards and policies and the interoperability platform existing system.The International Expert shall prepare a detailed Software Requirements Specification (SRS) document for the new EMIS software (including on online filling, report generation and statistical analysis). The SRS must be approved and signed off by CEPA.The system requirements for central resources and infrastructure such as hardware and software platform including operating system, database and security software, must be in compliance with the government IT standards and policies in force.The International Expert will review the competent authorities’ hosting capacity and formulate requirements for implementation of the proposed solution with respect to:Network infrastructure (capacity, expandability, architecture, etc.)Storage SubsystemsServer Architecture (design, current & future capacity, etc.)Security (both physical and virtual, i.e. firewalls, monitoring and testing of systems, etc.)High Availability & Redundancy (of network, servers, etc.)Business Continuity and Disaster Recovery PreparednessPolicy (recommendations and changes to the existing policies, if needed vulnerability programs, security policies, etc.)Personnel (human resources to host and maintain systems)Physical data center environment (cooling, fire suppression, etc.)The International Expert will deliver a report with their findings and recommendations on the suitability of the candidate location. If the candidate location is found not to be suitable for hosting, then International Expert will prepare the list of necessary hardware / equipment to be provided for equipping the Server Room. As appropriate, the International Expert will provide a detailed technical specification for equipment (servers, hardware, routers, switches, firewalls, storage devices, etc.) to address any deficiencies for the candidate location. Activity 3: Develop the new EMIS according to the approved requirements. All pertaining project documentation must be developed and handed over at the end of each development milestone.After the approval of the business requirement analysis (or system’s requirements specification, SRS), the International Expert will develop the system design.CEPA will sign off on the design aspects of the system. Design sign off will include database design to field level, as well as on the entire system. The design sign off will allow competent authorities to be satisfied with the overall design, user experience, and proposed workflow before full construction gets underway.The International Expert shall design and develop client-server web-based EMIS module, which should contain following sub-modules:Administration moduleModule designed to provide administration of users and roles programmed in all other modulesUser clientModule for entering information on indicators by operators and on result of them getting a pre-defined and dynamic reports. Minimum of 48 pre-defined templates of reports must be programmed in User-client module. The User-Client module should have the constructor of forms in order to create forms dynamically without getting to the code.Reporting part of the module should have capacity of building dynamic reports on the fly by selecting necessary parameters.The given module must be accessible to internal users only through VPN-connection.Public modulePublicly available reports, which are accessible to public through web-site of agency. External users should be able to access the data marked as public in EMIS software database via public portal. The given module must be web-module and accessible via Internet. The system should also be available in portlet-mode in order to insert certain public data in other governmental authorities’ web-sites. The public module should not require authentication of users. Database of the module, should be separate from the main database and presented to users in “read-only” mode. The user-friendly CMS should be developed for the web-module and should be installed in a separate sub-domain of the governmental authorities’ web-site. The user guide should be developed in English. Initially a mockup design will be prepared for this website. After the approval by CEPA, the International Expert shall develop the website. The website must be based on a content management system which will allow easy update of the website content with no knowledge of html or programming. In addition, it must also utilize tracking tools such as Google analytics OR systems own tools, so that the CEP can track the visitors and get statistics on the website visitors.Multiple EnvironmentsThe International Expert’s solution must provide for both a test and production environment, so that no development occurs in the production environment. As such, solutions must be able to accommodate for change management processes when moving from the test to production environment.The International Expert shall be responsible for setting up the software for the development server(s) including the operating system, databases, scripting languages, backup and replication, network and firewall, and any other software necessary to support the system development.The International Expert shall provide access to the development server for the competent authorities’ staff to test various functionalities of the system as per testing plan in the system implementation plan.System PerformanceThe International Expert is required to devise performance test criteria to ensure that the system functions as required in the production environment. The International Expert must indicate the average response time for the various functions of the system. The response time refers only to server and network response time (i.e., transaction time) – not to the functional time required to process the actual transactions.Acceptance TestingThe software system provided shall undergo a proper testing plan to make sure that the software when signed off to CEPA is free from deficiencies. The CEPA shall inspect, test, and approve functionality of each module in the system before signing it off as complete. Activity 4: As part of the due diligence for delivering a fully operational system the following activities will be required:The International Expert will perform security testing of the SystemThe International Expert will review all technical and architectural documents produced by UNDP/competent authorities for the System with respect to information security.The International Expert will perform a full characterization of the System for the purposes of information security to identify the boundaries, resources and information that are part of the System for the purposes of developing a systematic penetration test strategy. This will form a key component of the Security Test Plan the International Expert will submit to CEPA for review and approval.The International Expert will develop a cyber-incident response plan that covers:Procedures for mitigating and protecting against cyber attackProcedures for mitigation and isolation of affected systems, systems cleanupProcedures to minimize loss of data during attackCross-reference to any business continuity plans that need to be activated during cyber attackThe International Expert will develop a business continuity plan for the System.The International Expert will develop a business continuity plan for the System that will permit competent authorities to restore mission essential functions at the current location, or in the case of significant failure, at an alternate site and perform those functions for up to 30 days before returning to normal operations. This plan will be submitted to CEPA for review and acceptance.The business continuity plan should at minimum, address the following:Determination of business processes supported by the system, criticality of those processes, the impact of those processes being down and the maximum tolerable downtime of those processesIdentification of critical resources (facilities, personnel, equipment, software, data, documentation, etc.) required to recover in case of failureIdentification of recovery prioritiesIdentification of recovery time objective, i.e. the point in time, prior to a disruption or system outage, to which mission/business process data can be recovered (given the most recent backup copy of the data) after an outageIdentification of preventive measures that deter, detect, and/or reduce impacts to the system, e.g. redundant power supplies, physically separated data centers, backup generators, etc.Identification of recommended backup and recovery procedures, e.g. tape, mirror systems, etc. given the previously discussed itemsIdentification of recommended backup methods and offsite storage optionsIdentification of roles and delineation of responsibilities of recovery team membersRecommendations for test continuity and recovery plansRecommendations for training recovery team members on plan executionRecommendations for continuity plan maintenanceProcedures for, scope and sequence of activities during recovery phaseCrisis Communication Plan: Procedures for disseminating internal and external communications during a crisis, i.e. to provide status updates, control rumors, etc. The International Expert will perform stress and performance testing of the deployed environment, document and submit results for review.The International Expert will perform stress testing of the environment in order to determine the operating limits of the environment deployed.The International Expert will perform performance testing of the environment in order to determine the response characteristics of the system under load.Before commencing with performance and stress testing the International Expert will develop test plans, in coordination with the competent authorities which will be approved by the CEP. These plans should, at minimum, include the following:Identification and characteristics of the test environmentIdentification of performance acceptance criteriaPlan and design of tests to be carried out. Tests should approximate anticipated workloads and follow commonly accepted test methodologies. The International Expert should explain in detail each of the tests to be run.Test executionAnalysis of test runsReporting and recommendations for remediation as neededUpon completion of the tests, the Contractor will deliver a report that summarizes results and as appropriate, suggest remediation Preparation and Handover of EMIS documentation including the source code.The project reporting must be performed in continuity throughout the project, these include, among others, progress reports and documentation of mid-project change requests and impact assessments.The International Expert will deliver competent authorities the complete source code and technical documentation, including the right to use, modify and study without any limitation. Activity 6: Develop database structure with incremental and historical backup features to secure the data stored in database The International Expert shall develop database structure with incremental and historical backup features to secure the data stored in database.Activity 7: Build capacity and transfer the operational knowledge to staff and other government officials as appropriate; support relevant authorities in running the new system, improving operations and systems’ management including performance monitoring, back-up retention/recovery, and business continuityBuild capacities of competent authorities and conclude knowledge transfer to staff and other government officials as appropriate.The International Expert shall develop training materials in English illustrated with screen shots of all user interfaces of the application. The International Expert shall and conduct needs-based training sessions in competent authorities for the staff of the ministries and administrators to fully acquaint them with the operation and maintenance of the system along with application features and functionality.The International Expert is required to develop operating policies to ensure smooth handover following completion of the project. The operating policies should include but not be limited to guidance to competent authorities on standards of performance for and maintenance of all aspects of the system, backups, changes to the system, and access controls including roles.The International Expert shall prepare written operations, and system’s management procedures. Full system documentation will be provided in electronic version in English.The training of users must be conducted in batches over a period of three (3) months to ensure the competent authorities’ staff feels comfortable in using the new system. The training materials must also facilitate training for trainers, and must be developed with a view that they can be used by relevant authorities’ staff in conducting future trainings.For administrators, it is expected that within two (2) months from post-implementation (completion of Task 5), knowledge transfer will be completed and at least two (2) officials from competent authorities will be fully trained so that competent authorities are able to maintain and operate the system independently without International Expert support.The International Expert will work to put in place a support-desk mechanism that the competent authorities can use to foster long-term sustainability of the project. This includes:Structure and organization of a support infrastructureDevelopment of knowledge base and frequently asked-questions resources that are online and searchable.B) Support the competent authorities in running the new system, improving operations and systems’ management including performance monitoring, back-up retention/recovery, and business continuity.The International Expert must assist in running the system on a daily basis until the end of the contract. The International Expert shall remain available for on-call support, either online or by ensuring physical presence of its staff, for a limited number of hours per day.Once the new system is complete and handed over, the International Expert and competent authorities staff shall be responsible for monitoring and reporting on all aspects of the operations of the system (including uptime, availability, and response time) for the duration of the contract.The following scenarios and activities must be scheduled and coordinated with competent authority’s staff:Operational procedures including Archival/backup (on-site and off-site)/restore procedures.Systems Management housekeeping routine tasks (scheduled software and hardware maintenance, security support activities for servers including patches for server software, troubleshooting, maintaining logs and journals).Security probing (Physical, Access Controls, Network, Database and Application). Access control management and reports (access log, controls on username/password, application controls, and audit logs).Business continuity (including drills and simulations) in order to enhance competent authority’s capacity to prevent or reduce systems downtime or outages.Expected Outputs and DeliverablesDeliverables/ OutputsEstimated Duration to CompleteTarget Due DateReview and Approvals Required

PROVISION OF CONSULTING SERVICES TO UNIOGBIS FOR THE DEVELOPMENT, IMPLEMENTATION AND MONITORING ...

United Nations Secretariat | Published November 14, 2016
The United Nations  Integrated Peace-Building Office in Guinea - Bissau (UNIOGBIS)  is seeking an Expression of Interest (EOI) for the Provision of Technical Support for the Development, Implementation and Monitoring of the Stability Pact. The requirement for the Consulting Services shall consist in providing high level expertise through background research and position papers.
The selected firm, research institution, university and/or NGO shall provide technical support to UNIOGBIS, and work in collaboration with UNIOGBIS and/or a Local Research Institute, for the development, implementation and monitoring of the Stability Pact.
The technical specifications of the services  required will be specified in the  Request For Proposal (RFP).
Interested companies are invited to submit their EOI by courier, hand delivery or e-mail as indicated below.
1. The EOI must include as a minimum, the following documentation/information:
a. Brief relevant information about the company including the company’s profile, capacity/capability
and experience in delivering similar services.
b. Company's contact details (address, telephone and fax numbers, e-mail), etc.
IMPORTANT NOTICE:
2. This request for EOI does not constitute a solicitation. UNIOGBIS reserves the right to reject EOIs
received after the submission deadline; change or cancel the requirement at any time during the EOI and/or
solicitation process, or select invitees for the competitive bidding based on substantial and proven records
of capability in delivering similar services. Thus, submitting a response to this EOI does not automatically
guarantee that your company will be considered for receipt of the solicitation when issued.
3. The EOI, clearly marked "Provision of Technical support for the Development, Implementation and Monitoring of the Stability Pact to  UNIOGBIS " must be received by UNIOGBIS no later than Tuesday 29  November  2016, via email to
munsiku@un.org, berthez@un.org or sow1@un.org, courier or hand-delivery to the following address:
UNITED NATIONS INTEGRATED PEACE-BUILDING OFFICE in GUINEA-BISSAU (UNIOGBIS)
Attn: Chief Procurement Officer
PROCUREMENT SECTION- UNIOGBIS HEADQUARTERS
BAIRRO PENHA BISSAU, CP 222 , BISSAU, GUINEA BISSAU
4. The United Nations considers a firm's qualifications and experience in the particular commodity/service area, and previous performance, when preparing a list of invitees. Thus, submitting an EOI does not automatically guarantee a firm will be considered for receipt of the solicitation when issued. Due to the high volume of communications, UNIOGBIS is not in a position to issue confirmation of receipt of EOIs.
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TRAVAUX PREPARATOIRES DU GROUPE CONSULTATIF DES PARTENAIRES ET DES INVESTISSEURS DE LA GUINEE/Recrutement d'un Cabinet détude

UNDP, Guinea - GUINEA | Published April 17, 2013  -  Deadline April 13, 2026
\r\nINVITATION A SOUMISSIONNER (RFP) NOM & ADRESSE DE L’ENTREPRISE DATE : 03 Avril 2013 REFERENCE : UNDP/RFP/2013/002 Chère Madame/Cher Monsieur, Nous vous demandons de bien vouloir nous adresser votre soumission au titre de la sélection d’un cabinet d’étude pour l’appui à la préparation de la conférence des investisseurs de la Guinée Veuillez utiliser le formulaire figurant dans l’annexe 2 jointe aux présentes pour les besoins de la préparation de votre soumission. Les soumissions peuvent être déposées jusqu’au 10 Avril 2013 à 11H (UTC) à l’adresse suivante conformément aux instructions en Annexe 4 : Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) Maison Commune Commune de Matam Coléah Corniche Su, Rue M002 BP 222 Conakry, Rép de Guinée DEPOT DANS LA BOITE RESERVEE AUX OFFRES SOUS PLIS FERME MENTIONNANT LA REFERENCE UNDP/RFP/2013/002 – Appui aux préparatifs de la conférence d’Abu Dhabi Votre soumission doit être rédigée en Français, et assortie d’une durée de validité minimum de 120 jours. Dans le cadre de la préparation de votre soumission, il vous appartiendra de vous assurer qu’elle parviendra à l’adresse indiquée ci-dessus au plus tard à la date-limite. Les soumissions qui seront reçues par le PNUD postérieurement à la date-limite indiquée ci-dessus, pour quelque raison que ce soit, ne seront pas prises en compte. Les services proposés seront examinés et évalués en fonction de l’exhaustivité et de la conformité de la soumission et du respect des exigences indiquées dans la RFP et dans l’ensemble des autres annexes fournissant des détails sur les exigences du PNUD. La soumission qui répondra à l’ensemble des exigences, satisfera l’ensemble des critères d’évaluation et possèdera le meilleur rapport qualité/prix sera sélectionnée aux fins d’attribution du contrat. Toute offre qui ne répondra pas aux exigences sera rejetée. Toute différence entre le prix unitaire et le prix total sera recalculée par le PNUD. Le prix unitaire prévaudra et le prix total sera corrigé. Si le prestataire de services n’accepte pas le prix final basé sur le nouveau calcul et les corrections d’erreurs effectués par le PNUD, sa soumission sera rejetée. Aucune modification du prix résultant de la hausse des coûts, de l’inflation, de la fluctuation des taux de change ou de tout autre facteur de marché ne sera acceptée par le PNUD après réception de la soumission. Lors de l’attribution du contrat ou du bon de commande, le PNUD se réserve le droit de modifier (à la hausse ou à la baisse) la quantité des services et/ou des biens, dans la limite de vingt-cinq pour cent (25 %) du montant total de l’offre, sans modification du prix unitaire ou des autres conditions. Tout contrat ou bon de commande qui sera délivré au titre de la présente RFP sera soumis aux conditions générales jointes aux présentes. Le simple dépôt d’une soumission emporte acceptation sans réserve par le prestataire de services des conditions générales du PNUD figurant à l’annexe 3 des présentes. Veuillez noter que le PNUD n’est pas tenu d’accepter une quelconque soumission ou d’attribuer un contrat/bon de commande et n’est pas responsable des coûts liés à la préparation et au dépôt d’une soumission par le prestataire de services, quels que soient le résultat ou les modalités du processus de sélection. La procédure de contestation que le PNUD met à la disposition des fournisseurs a pour but de permettre aux personnes ou entreprises non retenues pour l’attribution d’un bon de commande ou d’un contrat de faire appel dans le cadre d’une procédure de mise en concurrence. Si vous estimez que vous n’avez pas été traité de manière équitable, vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les procédures de contestation ouvertes aux fournisseurs à l’adresse suivante :http://www.undp.org/procurement/protest.shtml . Le PNUD encourage chaque prestataire de services potentiel à éviter et à prévenir les conflits d’intérêts en indiquant au PNUD si vous-même, l’une de vos sociétés affiliées ou un membre de votre personnel a participé à la préparation des exigences, du projet, des spécifications, des estimations des coûts et des autres informations utilisées dans la présente RFP. Le PNUD applique une politique de tolérance zéro vis-à-vis des fraudes et autres pratiques interdites et s’est engagé à prévenir, identifier et sanctionner l’ensemble de ces actes et pratiques préjudiciables au PNUD, ainsi qu’aux tiers participant aux activités du PNUD. Le PNUD attend de ses fournisseurs qu’ils respectent le code de conduite à l’intention des fournisseurs de l’Organisation des Nations Unies qui peut être consulté par l’intermédiaire du lien suivant : http://www.un.org/depts/ptd/pdf/conduct_english.pdf Nous vous remercions et attendons avec intérêt votre soumission. Cordialement, Veuillez trouver en attachement le document complet du RFP pour plus de détails et d'information\r\nAnnexe 1 Description des exigences Contexte 1. Contexte Depuis 2010, la Guinée sort progressivement d’une longue crise socio-politique qui a handicapé son processus de développement et détérioré les conditions de vie des ménages. En dépit de ses énormes potentialités économiques, la Guinée est classée parmi les pays les plus pauvres du monde. Son PIB par tête représente environ le tiers de la moyenne des pays africains et la pauvreté touche plus d’un Guinéen sur deux. Son niveau de développement humain est ainsi largement inférieur à la moyenne des pays africains au Sud du Sahara (0,344 en 2011 contre 0,463 d’après les données du RMDH 2011 du PNUD). Ce rapport classe le pays au 178ème rang sur 187 places. Malgré un environnement international difficile, le pays a mis en œuvre entre 2011 et 2012 des réformes économiques qui ont permis d’atteindre en 2012 le point d’achèvement de l’Initiative PPTE. Il convient cependant de noter qu’en dépit de ces progrès, des défis importants subsistent pour transformer le potentiel économique de la Guinée et répondre aux aspirations de sa population. Au nombre de ces défis, on pourrait citer la consolidation de la démocratie et de l’Etat de droit, la réforme et la modernisation de l’Administration publique, l’amélioration du cadre des affaires à travers le développement des infrastructures de base et une meilleure sécurisation des investissements, et le renforcement des capacités institutionnelles et humaines à tous les niveaux. Pour relever ces défis, le Gouvernement a organisé à Conakry en Septembre 2012 un Forum Economique pour confronter les solutions Guinéennes avec les meilleures pratiques internationales. Ce Forum a été une étape importante dans l’ambition de la Guinée de réaliser son potentiel économique en mettant en œuvre de manière coordonnée et systématique les réformes économiques et sociales destinées à accélérer et diversifier la croissance pour assurer son émergence et améliorer les conditions de vie des populations. C’est dans ce contexte que le Gouvernement envisage d’organiser en novembre 2013 à Abu Dhabi un Groupe Consultatif (GC) des Partenaires et Investisseurs de la Guinée. Ce Groupe Consultatif se situe dans le prolongement du Forum Economique de septembre 2012 pour fédérer les efforts de l’ensemble des acteurs (Gouvernement, Secteur Privé, Partenaires au développement….) autour du relèvement des principaux défis de développement de la Guinée. Il sera l’occasion de présenter aux principaux investisseurs privés et partenaires au développement le narratif d’ensemble pour l’émergence de la Guinée, les stratégies de développement des secteurs prioritaires et les plans d’investissement associés ainsi que les réformes majeures qui seront entreprises pour attirer les investissements. La tenue de ce Groupe Consultatif, qui comprendra des échanges avec les investisseurs privés, nécessite un important travail préparatoire pour finaliser le narratif, produire des stratégies sectorielles de qualité et des fiches de projets. Un dispositif a été mis en place à cet effet ; il est composé : (i) d’un Comité Stratégique présidé par le Ministre d’Etat à l’Economie et aux Finances et (ii) d’un Comité Technique et (iii) de diverses Equipes Techniques (documentation, communication, organisation). Sur le plan technique, différents travaux seront menés d’ici début septembre 2013 pour permettre au Gouvernement de disposer de la documentation nécessaire. A cet effet, un Bureau d’Etude sera recruté pour accompagner le Gouvernement dans la préparation technique de cet important événement. Partenaire de réalisation du PNUD Ministère Brève description des services requis 2. Objectifs et tâches de la mission L’objectif de cette mission du Bureau d’Etude est, sur la base des informations rassemblées et organisées par l’Equipe Technique en charge de la documentation, de finaliser tous les documents techniques nécessaires à la tenue du Groupe Consultatif. Ses principales tâches portent sur les points suivants : - Finaliser le narratif d’ensemble qui (i) décrit les immenses opportunités de la Guinée et les défis pour les concrétiser, (ii) présente la vision et la stratégie de développement du pays sur les plans global et sectoriels (agriculture, énergie, mines, infrastructures, éducation/santé), (iii décline de manière claire les réformes engagées ou envisagées par le gouvernement pour rendre attractive la Guinée (climat des affaires, cadre juridique sur les investissements, gouvernance, réforme de l’Administration et du secteur de la sécurité, capacité d’absorption) ; - Mettre en forme de manière cohérente et précise la politique/stratégie sectorielle pour chacun des secteurs prioritaires (agriculture, énergie, mines, infrastructures, éducation/santé) en s’appuyant sur les documents existants (plan quinquennal, DSRP, PAP, PIP, divers documents de stratégies sectorielles) ; - Mettre en forme les plans d’investissements intégrant de façon claire la priorisation et le séquençage des actions pour les secteurs prioritaires susmentionnés ; - Préparer des fiches sur les projets prioritaires qui peuvent être financés puis mis en œuvre rapidement, avec un accent sur les projets publics ou ceux pouvant faire l’objet d’un partenariat public-privé (PPP) ; - Préparer les différentes présentations Powerpoint conformément à l’agenda du Groupe consultatif ; - Préparer le rapport du Groupe Consultatif. Le Cabinet travaillera sous la supervision générale du Président du Comité stratégique et la supervision directe du Président du Comité technique d’organisation de la Conférence. Pour mener à bien sa mission, il bénéficiera du soutien des différentes commissions / équipes techniques mises en place par le Gouvernement. Le Cabinet devra être aussi capable de réagir très rapidement à des demandes de la partie nationale, de travailler en harmonie avec un organisateur d’évènements et à diverses parties prenantes poursuivant l’objectif commun d’organiser dans les meilleures conditions le Groupe Consultatif. 3. Durée de la mission / lieu La mission est prévue pour une durée de six (6) mois repartis en 3 étapes : - Première étape (avril – mai 2013) : accompagnement et suivi des conclusions de la réunion préparatoire d’Avril 2013 à Abu-Dhabi ; - Deuxième étape (juin – août 2013) : consolidation et finalisation des documents techniques de la Conférence ; - Troisième phase (novembre 2013) : participation au Groupe Consultatif à Abu-Dhabi et préparation du rapport de la rencontre. Les travaux de préparation de la Conférence se feront à Conakry. Selon les besoins, une partie des travaux pourra se faire à distance. Des missions à l’intérieur du pays peuvent également être envisagées. 4. Résultats attendus Il sera attendu du Cabinet des documents de qualité répondant aux standards requis : Tous les documents techniques de la Conférence. 5. Compétences de l’Equipe du Bureau d’Etude Le Bureau d’étude devra avoir une expérience avérée dans la conduite de ce genre de mission. Il devra mettre en place une équipe de consultants disposant des compétences appropriées et ayant au moins plus de dix années d’expérience dans les dans les thèmes/secteurs susmentionnés. L’équipe du Bureau d’Etude sera dirigée par un Chef de mission qui aura la responsabilité de coordonner la préparation des différents documents : le narratif d’ensemble, la mise en forme des politiques/stratégies sectorielles, les fiches de projets. Ce Chef de mission devra avoir une expérience longue et avérée sur les questions de développement. La maîtrise de problématiques de développement similaires à celui de la Guinée ainsi que l’implication dans l’organisation technique de grandes conférences internationales seront des atouts. La proposition financière doit indiquer un montant forfaitaire et les modalités de paiement, les paiements seront effectués séquentiellement à la satisfaction des services spécifiés dans le mandat. Afin d'aider l'unité requérante dans la comparaison des propositions financières, la proposition financière comprendra une ventilation de ce montant forfaitaire (y compris les voyages, les indemnités journalières et les honoraires en tenant compte du nombre de jours ouvrables prévus dans les termes de référence). Liste et description des prestations attendues 6. Calendrier de fourniture des documents La mission se déroulera à Conakry (République de Guinée) et au lieu de la Conférence. Le calendrier de travail à Conakry sera échelonné conformément au calendrier ci-dessous : Avril Mai Juin Aout Nov. Mise en forme du narratif d’ensemble Draft2 Version finale Finalisation des politiques/stratégies sectorielles Draft1 Version finale Développement des plans d’investissement Préparation des fiches de projets (publics, PPP) Finalisation des fiches Préparation des différentes présentations Powerpoint Préparation du rapport du Groupe Consultatif 7. Conditions de soumissions Proposition technique Le Bureau d’Etude devra : - justifier pourquoi il plus adapté à cette consultation ; - fournir une méthodologie de conduite de la mission ; - fournir les CV des différents membres de l’équipe ; - fournir des références sur l’expérience acquise dans des projets similaires. Proposition financière La proposition financière doit indiquer un montant forfaitaire et les modalités de paiement. Les paiements seront effectués séquentiellement à la satisfaction des services spécifiés dans le mandat. Afin d'aider l'unité requérante dans la comparaison des offres, la proposition financière comprendra une ventilation de ce montant forfaitaire (y compris les voyages, les indemnités journalières et les honoraires en tenant compte du nombre de jours ouvrables prévus dans les termes de référence). Personne devant superviser le travail/les prestations du prestataire de services Le Project Manager Fréquence des rapports Hebdomadaires Exigences en matière de rapport d’avancement • N/A Lieu des prestations • Conakry, Ministère d’Etat chargé de l’Economie et des Finances Durée prévue des prestations Un (1) an Date de commencement prévue Dès finalisation du processus de sélection Date-limite d’achèvement 1 mois Déplacements prévus N/A Exigences particulières en matière de sécurité ? Normes standards Calendrier d’exécution indiquant la composition et la chronologie des activités/sous-activités ? Requis Noms et curriculum vitae des personnes qui participeront à la fourniture des services ? Non. Devise de la soumission ? Devise locale : GNF Taxe sur la valeur ajoutée applicable au prix offert ? Montant hors TVA Durée de validité des soumissions (à compter du dernier jour de dépôt des soumissions) ? 120 jours Dans certaines circonstances exceptionnelles, le PNUD pourra demander au soumissionnaire de proroger la durée de validité de sa soumission au-delà de qui aura été initialement indiqué dans la présente RFP. La soumission devra alors confirmer par écrit la prorogation, sans aucune modification de la soumission. Soumissions partielles ? Non Conditions de paiement Sous trente (30) jours à compter de la date à laquelle les conditions suivantes seront respectées : a) l’acceptation écrite par le PNUD de la qualité des prestations (et non pas leur simple réception) ; et la réception de la facture du prestataire de services. Personne(s) devant examiner/inspecter/approuver les prestations/les services achevés et autoriser le versement du paiement Le Project Manager Type de contrat devant être signé ? Bon de commande ? Contrat Professionnel Critère d’attribution du contrat ? *Prix offert le plus bas parmi les offres recevables sur le plan technique ? Acceptation sans réserve des conditions générales du contrat du PNUD (CGC). Il s’agit d’un critère obligatoire qui ne peut pas être supprimé, quelle que soit la nature des services demandés. La non-acceptation des CGC peut constituer un motif de rejet de la soumission. Critère d’évaluation de la soumission Soumission technique (70 %) ? Voir fiche d’évaluation en annexe 5 Le PNUD attribuera le contrat à : ? A un prestataire sera attribué le marché Annexes de la présente RFP ? Formulaire de présentation de la soumission (annexe 2) ? Conditions générales / Conditions particulières (annexe 3) ? TDR détaillés (annexe 4) ? Fiche d’évaluation (annexe 5) Personnes à contacter pour les demandes de renseignements (Demandes de renseignements écrites uniquement) procurement.gn@undp.org Les réponses tardives du PNUD ne pourront pas servir de prétexte à la prorogation de la date-limite de dépôt des soumissions, sauf si le PNUD estime qu’une telle prorogation est nécessaire et communique une nouvelle date-limite aux soumissionnaires. Autres informations Toute soumission envoyée à l’adresse email indiquée ci-dessus sera rejetée Annexe 2 FORMULAIRE DE PRESENTATION DE LA SOUMISSION DU PRESTATAIRE DE SERVICES (Le présent formulaire doit être soumis uniquement sur le papier à en-tête officiel du prestataire de services ) Insérez le lieu et la date] A : M. Boureima Younoussa, Directeur Pays Adjoint Chargé des Opérations Cher Monsieur, Le prestataire de services soussigné accepte par les présentes de fournir les prestations suivantes au PNUD conformément aux exigences définies dans la RFP en date du [précisez la date] et dans l’ensemble de ses annexes, ainsi qu’aux dispositions des conditions contractuelles générales du PNUD. A. Qualifications du prestataire de services Le prestataire de services doit décrire et expliquer les raisons pour lesquelles il est le mieux à même de répondre aux exigences du PNUD en indiquant ce qui suit : a) Profile – décrivant la nature de l’activité, le domaine d’expertise, les licences, certifications, accréditations ; b) Licences commerciales – documents d’immatriculation, attestation du paiement des impôts, etc. ; c) Antécédents – liste des clients ayant bénéficié de prestations similaires à celles que demande le PNUD, contenant une description de l’objet du contrat, de la durée du contrat, de la valeur du contrat et des références à contacter ; d) Déclaration écrite de non-inscription sur la liste 1267/1989 du Conseil de sécurité de l’ONU, sur la liste de la division des achats de l’ONU ou sur toute autre liste d’exclusion de l’ONU. B. Méthodologie proposée pour la fourniture des services Le prestataire de services doit décrire la manière dont il entend répondre aux exigences du PNUD en fournissant une description détaillée des modalités d’exécution essentielles, des conditions d’information et des mécanismes d’assurance de la qualité qui seront mis en œuvre et en démontrant que la méthodologie proposée sera adaptée aux conditions locales et au contexte des prestations. C. Qualifications du personnel clé Si la RFP en fait la demande, le prestataire de services doit fournir : a) les noms et qualifications des membres du personnel clé qui fourniront les services, en indiquant qui assumera les fonctions de chef d’équipe, qui aura un rôle de soutien, etc. ; b) des CV témoignant des qualifications des intéressés doivent être fournis si la RFP en fait la demande ; et c) la confirmation écrite par chaque membre du personnel qu’il sera disponible pendant toute la durée du contrat. D. Ventilation des coûts par prestation* (A titre indicatif. Prière suivre le format de présentation) Prestations [énumérez-les telles qu’elles figurent dans la RFP] Pourcentage du prix total Prix (forfaitaire, tout compris) 1 Prestation 1 2 Prestation 2 3 …. Total 100% *Ceci servira de fondement aux tranches de paiement E. Ventilation des coûts par élément de coût [Il ne s’agit que d’un exemple] Description de l’activité Rémunération par unité de temps Durée totale de l’engagement Nombre d’employés Tarif total 1. Honoraires 2. Indemnité journalière 3. Déplacements 4. Communications 5. Reproduction documents 6. Location de matériel 6. Autres [Nom et signature de la personne habilitée par le prestataire de services] [Fonctions] [Date] Annexe 3 Conditions générales applicables aux services 1.0 STATUT JURIDIQUE : Le prestataire sera considéré comme ayant le statut juridique d’un prestataire indépendant vis-à-vis du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD).Le personnel et les sous-traitants du prestataire ne seront considérés à aucun titre comme étant les employés ou agents du PNUD ou de l’Organisation des Nations Unies. 2.0 SOURCE DES INSTRUCTIONS : Le prestataire ne pourra demanderà une autorité externe au PNUD ou accepter de celle-ci aucune instruction au titre de la fourniture de ses services en application du présent contrat. Le prestataire devra s’abstenir de tout acte susceptible d’avoir des conséquences préjudiciables pour le PNUD ou l’Organisation des Nations Unies et devra s’acquitter de ses obligations en tenant pleinement compte des intérêts du PNUD. 3.0 RESPONSABILITE DU PRESTATAIRE AU TITRE DE SES EMPLOYES : Le prestataire sera responsable des compétences professionnelles et techniques de ses employés et devra choisir, pour les besoins des prestations à fournir en application du présent contrat, des personnes fiables qui devront travailler avec efficacité dans le cadre de l’exécution du présent contrat, respecter les coutumes locales et se conformer à des normes morales et éthiques strictes. 4.0 CESSION : Le prestataire devra s’abstenir de céder, de transférer, de nantir ou d’aliéner de toute autre manière le présent contrat, ou toute partie de celui-ci, ou ses droits, créances ou obligations aux termes du présent contrat, à moins d’avoir obtenu le consentement préalable et écrit du PNUD. 5.0 SOUS-TRAITANCE : Si le prestataire a besoin des services de sous-traitants, il devra obtenir l’approbation et l’autorisation préalable du PNUD pour l’ensemble des sous-traitants. L’approbation d’un sous-traitant par le PNUD ne libérera le prestataire d’aucune de ses obligations aux termes du présent contrat. Les conditions de tout contrat de sous-traitance seront soumises aux dispositions du présent contrat et devront y être conformes. 6.0 INTERDICTION DE FOURNIR DES AVANTAGES AUX FONCTIONNAIRES Le prestataire garantit qu’il n’a fourni ou qu’il ne proposera à aucun fonctionnaire du PNUD ou de l’Organisation des Nations Unies un quelconque avantage direct ou indirect résultant du présent contrat ou de son attribution. Le prestataire convient que toute violation de la présente disposition constituera la violation d’une condition essentielle du présent contrat. 7.0 INDEMNISATION : Le prestataire devra garantir, couvrir et défendre, à ses propres frais, le PNUD, ses fonctionnaires, agents, préposés et employés contre l’ensemble des actions, réclamations, demandes et responsabilités de toute nature, y compris leurs coûts et frais, résultant d’actes ou d’omissions du prestataire ou de ses employés, dirigeants, agents ou sous-traitants, dans le cadre de l’exécution du présent contrat. La présente disposition s’étendra, notamment, aux réclamations et responsabilités en matière d’accidents du travail, de responsabilité du fait des produits ou de responsabilité résultant de l’utilisation d’inventions ou de dispositifs brevetés, de documents protégés par le droit d’auteur ou d’autres éléments de propriété intellectuelle par le prestataire, ses employés, dirigeants, agents, préposés ou sous-traitants. Les obligations prévues par le présent article ne s’éteindront pas lors de la résiliation du présent contrat. 8.0 ASSURANCE ET RESPONSABILITES VIS-A-VIS DES TIERS : 8.1 Le prestataire devra souscrire et conserver une assurance tous risques au titre de ses biens et de tout matériel utilisé pour les besoins de l’exécution du présent Contrat. 8.2 Le prestataire devra souscrire et conserver toute a
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